COMMENT CHOISIR SON AGENCE?

Contactez une agence de conseil en relations publiquesContactez une agence web à Lyon en relations publiquesUne consultation bien préparée garantira que les annonceurs recevront des soumissions conformes à leurs spécifications de qualité, comparables en termes de délais et de budget. En d’autres termes, préparer soigneusement votre mémoire est essentiel pour pouvoir faire le bon choix et établir une base solide pour de bonnes relations de travail.L’annonceur doit prendre le temps de dresser une liste restreinte d’entreprises qui correspondent à leurs besoins. Nous vous recommandons de faire une première sélection en fonction des soumissions des agences de conseil en relations publiques, de leur expertise et de leurs références dans le domaine particulier.
1 –  Sélection initiale: déterminer le profil cible de l’agence de conseil RP, et limiter le nombre d’agences à contacterLorsqu’un annonceur envisage de contacter une agence de conseil en relations publiques, il doit d’abord décider de l’étendue des services qu’il en attend. Les agences de conseil en relations publiques sont disponibles dans une variété de tailles et de spécialisations. Certains ont des capacités complètes (évaluation, mise en œuvre, évaluation de campagne, évaluation des résultats) et travaillent dans toutes les disciplines de relations publiques. D’autres sont spécialisés dans un domaine (affaires publiques, communication financière, etc.) ou un secteur (nouvelles technologies, santé, tourisme, luxe, etc.). Certains sont affiliés à de grands groupes ou réseaux internationaux et peuvent donc livrer votre mémoire à l’échelle internationale.
L’adhésion à Syntec RP est votre garantie que l’agence respecte un code d’éthique professionnelle et qu’elle est expérimentée.
Déterminer le profil de l’agence de conseil RP en fonction:
la nature du problème,la portée du projet (national ou international),la durée de la mission,le budget.Lors de cette première phase, vous pouvez établir votre liste restreinte à partir de références, avant d’inviter l’agence à une réunion.2 – Sélection des agences de conseil en relations publiquesL’annonceur organise ensuite des réunions avec les agences de conseil en relations publiques figurant sur la liste restreinte dans les bureaux de l’agence. Les principales questions auxquelles il faut répondre au cours de cette phase sont:
Quelles sont les références de l’agence dans ce domaine?Quelle est sa méthodologie?Quelles sont les méthodes de gestion budgétaire, les procédures de contrôle et les modes de communication avec le client de l’agence?Quels outils utilise-t-il et comment mesure-t-il les résultats?Si aucune agence ne se distingue comme répondant aux exigences après cette phase, un processus de consultation plus approfondi est nécessaire.Dans ce cas, il est judicieux de sélectionner un petit nombre d’agences et de consacrer suffisamment de temps au suivi de la consultation.
3 – Consultation approfondieUne consultation approfondie doit être menée conformément aux principes ci-dessous, sauf dans des circonstances exceptionnelles:
Rédaction du cahier des charges (mémoire écrite)Préparez un mémoire clair et concis à présenter à toutes les agences de conseil en relations publiques de votre liste restreinte afin de vous assurer de pouvoir comparer leurs soumissions. Le brief explique la stratégie de l’annonceur et les objectifs qu’il souhaite atteindre. Il donne des informations sur l’entreprise, son marché et ses produits, et indique le montant du budget, ou au moins une fourchette budgétaire prévue. Sur la base de ces informations, les agences de conseil en relations publiques feront les recommandations les plus appropriées pour atteindre l’objectif tout en respectant le budget.
Il est essentiel de spécifier le niveau de détail requis – note conceptuelle ou proposition détaillée – et seule cette spécification doit être prise en compte lors de l’évaluation des propositions soumises.
Il existe deux formes de proposition approfondie.
1) Note conceptuelleElle donne l’approche du problème proposé par l’agence de conseil en relations publiques. L’agence explique dans une brève note la méthode qu’elle mettra en œuvre pour résoudre le problème et les points clés de sa stratégie proposée. Le but est de faire un choix final.
2) La proposition en profondeurSi l’annonceur souhaite une recommandation plus détaillée avant de faire son choix final, une analyse approfondie du problème est nécessaire, et donc:- Un temps suffisant- La communication d’un brief très complet- Des rencontres avec l’équipe du client.
Présentation orale du mémoire
Nous vous recommandons d’envoyer un cahier des charges écrit aux agences de conseil en RP quelques jours avant le briefing oral. Cela permet aux cabinets de préparer une liste de questions, de vérifier qu’ils ont une bonne compréhension du poste et de valider leur choix initial de stratégie.Le mémoire oral est l’occasion de commenter le cahier des charges, de fournir une meilleure compréhension de la demande et pour les agences d’affiner leur proposition si nécessaire.Pour maximiser son efficacité, le mémoire oral doit être adressé individuellement à chaque agence de conseil en relations publiques soumissionnaire pour le projet.Chaque soumissionnaire devrait disposer de la même durée pour l’exposé oral.Le brief doit être présenté à l’équipe de l’agence qui travaillera sur le projet de l’annonceur.Des informations sur le nombre et la qualité des agences de conseil en relations publiques impliquées dans l’appel d’offres peuvent être utiles.
Délais de présentation des recommandations des agences de conseil en RP Lesdélais doivent être les mêmes pour toutes les agences de conseil en RP et être précisés à l’avance.Il est important de prévoir un délai raisonnable pour permettre aux agences de conseil en relations publiques de rassembler leur équipe créative et de s’assurer que le projet est géré dans les limites du budget. Recommandation: une à deux semaines pour une note conceptuelle et trois à quatre semaines pour une proposition approfondie.
Présentation orale des recommandations desagences de conseil en relations publiques Cette présentation doit être faite au même panel et aux mêmes décideurs afin de garantir des conditions de concurrence équitables. Chaque agence de relations publiques doit avoir la même possibilité de présenter sa proposition, d’expliquer ses idées et de répondre aux questions.Le pitch doit être fait par l’équipe chargée de travailler sur le projet.
Compensation des agences de relations publiques pour des propositions approfondiesNous recommandons de compenser les agences de conseil en relations publiques figurant sur la liste restreinte qui ne font pas la sélection finale. Le montant doit être décidé avant le processus d’appel d’offres et doit être identique pour tous les soumissionnaires non retenus.
Informer l’agence de conseil en relations publiquesDès la sélection finale de l’agence de conseil en relations publiques, il est important d’informer rapidement les autres soumissionnaires et d’expliquer les raisons de ce choix.
ConfidentialitéLes agences de relations publiques consultées s’engagent à garder confidentielles les informations fournies par l’annonceur.Tous les documents fournis par les agences de conseil en relations publiques pendant le processus d’appel d’offres doivent leur être retournés. De même, tous les documents fournis par l’annonceur doivent être retournés par les soumissionnaires.Les documents, propositions et travaux de création présentés au cours du processus d’appel d’offres restent la propriété des agences de conseil en relations publiques non retenues, sauf convention contraire contraire aux termes d’un contrat particulier. En général:
L’annonceur ne doit pas organiser de faux concours dans le seul but de recueillir gratuitement des propositions de campagne (évaluation et projets de plans d’actions).Les agences de conseil en relations publiques non retenues peuvent ne pas présenter la même proposition de campagne à un annonceur concurrent.Cas particulier: l’annonceur travaille déjà avec une agence de conseil en RPLorsqu’un annonceur travaille déjà avec une agence de conseil en RP mais souhaite en trouver une autre, soit pour une campagne dans un autre domaine, soit en vue de changer d’agence de RP, l’agence de conseil en RP sous contrat doit être clairement informé de cette procédure. Les agences de conseil en relations publiques ne doivent pas se prononcer sur les campagnes menées par d’autres agences de conseil.
4 – Rédaction d’un contratIl est dans l’intérêt de chaque partie, de l’agence de conseil en relations publiques et de l’annonceur, de préparer et de signer un contrat clair pour une campagne ponctuelle ou une collaboration à long terme.Cecontrat – ou lettre d’engagement – doit clairement spécifier les termes de la collaboration entre l’annonceur et l’agence de conseil RP: il peut s’agir d’un accord ponctuel pour une campagne spécifique pour une durée prédéterminée, une collaboration à long terme ou en cours. En plus de définir la nature de la collaboration, le contrat devrait inclure des clauses relatives au transfert des droits de propriété intellectuelle sur le matériel créatif, les droits et obligations des deux parties, les conditions de paiement et les conditions de résiliation du contrat. .La rédaction d’un contrat de mandat est requise lorsque le client confie à l’agence de conseil en relations publiques la responsabilité d’acheter des espaces publicitaires. L’agence de conseil en relations publiques agit donc en tant qu’intermédiaire, agissant pour le compte de son client. La loi française du 29 janvier 1993, dite « Loi Sapin », impose que tout achat d’espace publicitaire ou de tout service fourni par un agent média ou un intermédiaire lié à l’édition ou à la distribution de matériel publicitaire imprimé doit être effectué dans le cadre d’un accord écrit spécifique.